Hoe meet je het succes van je onboarding programma?

In drie stappen weten wat je onboarding programma oplevert

Als Head of Customer Onboarding bij Appical begin ik ieder nieuw traject bij een klant met de vraag: “Wat moet een onboarding programma opleveren?” Ik wil dan niet alleen weten welk probleem we gaan oplossen, maar ook wanneer het onboarding programma succesvol is. Dan weet ik namelijk waar ik mijn klanten mee kan helpen. Het definiëren van de juiste KPI’s om een onboarding programma te meten en te verbeteren verdient meer aandacht.

Zoek de juiste manier van meten voor jouw organisatie

Afgelopen jaar had ik de eer zitting te nemen in de jury van de Onboard.Award, die uitgereikt werd op het jaarlijkse onboarding event Onboard.Amsterdam. Met de jury definieerden wij vijf punten waarop we de inzendingen hebben beoordeeld. Een van die punten was meten. We wilden van de inzendingen graag zien welke KPI’s waren opgesteld voor het onboarding programma. Die heb je nodig om te bepalen wat de impact van het onboarding programma is geweest. Vervolgens kun je meten welke vooruitgang er is gemaakt. Je moet dan alleen de juiste manier van meten vinden. Ik help je op weg.

Stap 1: Wat moet het jullie opleveren? 

Wil je meten hoe welkom de nieuwe medewerker zich voelt? Dan kun je bijvoorbeeld een enquête afnemen. Wil je meten of jullie onboarding programma heeft bijgedragen aan het sneller operationeel krijgen van de nieuwe medewerker? Kijk dan eens naar de output, bijvoorbeeld in een projectmanagement tool die jullie gebruiken. Misschien moeten jouw medewerkers tijd schrijven. Kijk hoe declarabel iemand is na het doorlopen van het huidige onboarding programma.

Herken je je hierin en denk je dat jullie KPI’s ook strakker kunnen? Zet eerst nog eens op papier waarom je een goede onboarding belangrijk vindt. Denk daarbij aan:

• Nieuwe medewerkers een warm welkom geven
• Nieuwe medewerker helpen om een netwerk op te bouwen door collega’s te leren kennen
• Nieuwe medewerkers sneller operationeel krijgen
• Nieuwe medewerkers in een eerder stadium binden aan je organisatie
• Verwachtingen managen bij de start van een nieuwe baan

Een mooie leidraad hiervoor zijn de vier C’s van onboarding, bedacht door Talya N. Bauer, en bekijk de verschillende onderdelen uit jullie onboarding programma. Welke elementen komen er dan naar voren?

Lees ook de blog ‘Hoe krijg je je nieuwe medewerker snel operationeel’

Stap 2. Hoe ga je dit meten?

Denk kritisch na hoe je dit wilt meten. Een ja/nee vraag als: “Vind je de sprekers op de introductiemiddag leuk?” vind ik persoonlijk een minder interessante vraag in de enquête om het succes van het onboarding programma te meten. De vraagstelling: “Geef op een schaal van 1-5 aan hoe je je geholpen voelt door collega’s” zal een specifieker antwoord opleveren.

Mijn tip is om op een aantal momenten kleinere onderdelen van de onboarding te meten. Bijvoorbeeld: voor de eerste dag kun je al nagaan of je nieuwe medewerker er klaar voor is en zich goed heeft voorbereid. Na de eerste week kun je peilen hoe het gaat, bij het einde-proeftijd gesprek en na de eerste honderd dagen. Nu heb je al vier meetmomenten door de gehele onboarding journey.

Tip: Gebruik onboarding technologie

Om resultaten te meten kun je bijvoorbeeld gebruik maken van onboarding technologie, zoals ons onboarding platform waarmee je de voortgang kunt inzien en antwoorden van nieuwe medewerkers op vragen kunt uitlezen.

Wist je dat… het gemiddelde cijfer voor het gehele onboarding proces werd verhoogd van een 6.9 naar een 8.1 na de implementatie van het Appical onboarding platform?

Bron: Enquête onder 60 klanten in juni 2020

Voorbeelden van vragen over het onboarding programma in het Appical platform

Stap 3. Wat doe je met conclusies?

Door het effect van het onboarding programma te meten, weet je wat goed gaat, of je iets over het hoofd ziet en of informatie goed landt. Een voorbeeld: een van mijn klanten merkte dat regels omtrent informatieveiligheid en compliance niet goed werden nageleefd. Onderdeel van hun onboarding programma is het doorlopen van hun Appical app, waarin zij deze regels leren. De klant besloot de content over dit onderwerp te verbeteren door meer gamificatie toe te passen.

En wat blijkt? Na enige tijd is het onderdeel compliance het meest succesvolle onderwerp van het nieuwe onboarding programma geworden. Sterker nog, dit onderdeel wordt nu door nieuwe medewerkers het hoogste gewaardeerd! Kortom, door je onboarding programma slim te meten en te monitoren, wordt het mogelijk om je onboarding ervaring te verbeteren.

De bonustip: download onze onboarding 0-meting template

Heb je nu nog geen KPI’s staan? Mooi, want dan kun je groeien! Begin eens met een enquête waarbij je evalueert hoe je nieuwe medewerkers tegen hun onboarding aan hebben gekeken, welk cijfer zij geven aan hun onboarding en welke verbeterpunten zij menen dat er zijn.

Dit helpt je niet alleen bij de inventarisatie van je KPI’s, maar is ook goed als benchmark. Je hebt nu de eerste resultaten staan, die je kunt afzetten tegen de resultaten van het volgende kwartaal.

Om je te helpen kun je gebruik maken van onze standaard 0-meting. Download onze ‘Medewerkers onboarding onderzoek’ template via de onderstaande knop!

Download de template

Dit is het verhaal van Eric-Jan Pouw. Wil je meer weten over Appical? Of heb je hulp nodig? Stuur ons een mailtje via info@workforce-it.be. Dan drinken we er een kop koffie op. Wel op gepaste afstand natuurlijk.