Hoe maak ik een businesscase voor de aanschaf van onboarding software?

Wanneer nieuwe medewerkers net gestart zijn zoeken zij bevestiging van hun keuze. Iedere nieuwe medewerker voelt een bepaalde onzekerheid waar ze zo snel mogelijk van af willen. Een goed digitaal pre- en onboarding programma is van enorm belang in dit proces. Het zorgt ervoor dat ze sneller ‘ingeburgerd’ zijn, weten wat er van ze wordt verwacht en maken zich werkzaamheden sneller eigen.

Maar wat levert een goede pre- en onboarding strategie een organisatie op? Hoe bereken ik de return on investment van onboarding software? Oftewel hoe maak je een businesscase? Het resultaat van een goede onboarding zit ook in begrippen als een hogere betrokkenheid en lager verzuim. Hoe druk je dat uit in geld? In onderstaand artikel geven wij een viertal handvatten die je helpen bij het maken van een businesscase voor een goede onboarding tool.

1. Kosten inwerktraject

Voor het inwerken van een nieuwe medewerker maakt elke organisatie, gevraagd en ongevraagd, capaciteit vrij. Gevraagd door ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker een fatsoenlijke ontvangst krijgt en een rondleiding, kopjes koffie met collega’s drinkt en misschien wel dat een collega of zelfs buddy haar kennis laat maken met jullie ‘way of working’. Denk hierbij aan systemen, communicatiekanalen en het belangrijkste: het koffiezetapparaat en de lunch.

Ongevraagd door alle vragen die zowel voorafgaand aan de eerste werkdag, maar zeker ook gedurende de inwerkperiode ontstaan. Deze activiteiten kosten capaciteit, zowel van (veelal) Human Resources en/of een directe collega, als van de nieuwe medewerker zelf. Door die tijd in kaart te brengen is het mogelijk een schatting te maken van de gemiddelde kosten van de huidige onboarding.

Rekenvoorbeeld – Maak een inschatting van de geïnvesteerde uren van de nieuwe medewerker, directe collega’s en HR in het inwerktraject. Zie onderstaand rekenvoorbeeld:

Ik wil een complete ROI-berekening

2. Smiling faces

Een blije (nieuwe) medewerker is een gemotiveerde collega. Vraagtekens die ontstaan in aanloop naar en vanaf de eerste werkdag wil je veranderen in positieve uitroeptekens. Dat gebeurt zodra je nieuwe medewerker de bevestiging vindt waar hij of zij zo naarstig naar op zoek is. Ondanks dat het lastig is om waarde aan motivatie te hangen, kunnen we er wel iets over zeggen. Niet gemotiveerde werknemers resulteren bijvoorbeeld in hogere verzuimcijfers. Uit onderzoek van Gallup bleek dat betrokken medewerkers 37% minder verzuimen. Denk hierbij aan de loonkosten die je bespaart, aan ziektegeld maar ook vervangingskosten en aan productieverlies en verzuimbegeleiding.

Rekenvoorbeeld – Breng je totale verzuimkosten in kaart en reken uit wat een verlaging ervan betekent in euro’s. 

3. Up and running!

Het derde component van je business case bestaat uit het inzichtelijk maken van de tijd die het momenteel kost om je nieuwe medewerker up and running te krijgen. En daar een maand (!) vanaf te halen.

Google heeft onderzoek gedaan, en het blijkt dat een nieuwe medewerker van Google door de volgende 5 tips tot wel een maand sneller ingewerkt is:

1.     Zorg dat de nieuwe medewerker weet wat zijn/haar rol en verantwoordelijkheden      zijn
2.     Ga elke maand het gesprek aan en bespreek het inwerktraject (tot 6 maanden)
3.     Help hem/haar snel een intern netwerk op te bouwen
4.     Maak gebruik van een buddy systeem
5.     Ga het gesprek aan!

Eerder schreef Appical collega Eric-Jan hier al een blog over!

Rekenvoorbeeld – Vermenigvuldig de gemiddelde maandelijkse loonkosten per nieuwe medewerker met het aantal nieuwe medewerkers per jaar.

4. Maak fans!

Retentie is het nieuwe recruitment! Dus is het tijd om in kaart te brengen wat het de organisatie oplevert als je niet een nieuwe medewerker, maar een fan erbij mag verwelkomen. Uit onderzoek van SHRM is gebleken dat 20% van de nieuwe medewerkers binnen 45 dagen vertrekt. Echter werkt 69% van de medewerkers die een positieve onboarding ervaring hebben gehad na 3 jaar nog steeds bij dezelfde organisatie, EN organisaties met een goede onboarding strategie hebben meer succes bij het invullen van vacatures (tot wel 50%!).

Rekenvoorbeeld – De kosten van het verloop bestaan niet alleen uit de wervingskosten van zijn/haar (tijdelijke) vervanger en de trainingskosten. Kosten als verlaagde productiviteit of misgelopen omzet vallen er ook onder. In het rekenvoorbeeld gaan we alleen uit van het verminderen van de wervingen en het verlagen van de wervingskosten.

Besparing door middel van gebruik Onboarding tool

Als we alle besparingen uit dit voorbeeld bij elkaar optellen komen we uit op een totaalbedrag dat op onboarding bespaart kan worden van €29.330,- voor een bedrijf dat op jaarbasis 70 mensen aanneemt. Een goede onboarding tool is daarom niet alleen nuttig voor de werknemers beleving, maar zal je organisatie tevens kosten besparen.

Belangrijk om te onthouden bij de berekeningen is dat ze zijn gebaseerd op gemiddelden en inschattingen. Elk bedrijf kent haar eigen specifieke situatie en invloeden waardoor een businesscase hooguit een goede indicatie van de besparing kan zijn.

Een online tool is, zoals de naam zegt, ondersteunend aan de praktijk. Daarom kan een tool als Appical niet de belangrijke offline ‘contactmomenten’ vervangen. Wel biedt het organisaties de mogelijkheid om een kwaliteitsstandaard te zetten en zorgt het voor structuur in je gehele pre- en onboarding programma, zowel online als offline.

Heb je hulp nodig bij het maken van een business case? Een eenvoudige berekening kun je hier maken. Wil je gratis een complete ROI-berekening? Laat het ons weten! Neem contact op via de onderstaande button.

Ik wil een complete ROI-berekening