Hoera! Je nieuwe medewerker (laten we hem* Robin noemen) heeft binnenkort zijn eerste dag. Dat is een spannende tijd voor jou, want jij hebt allemaal verwachtingen van je nieuwe topper. Hopen dat Robin snel operationeel is, want dan kun je verder bouwen aan de business! Je hebt Robin immers aangenomen omdat er dingen gedaan moeten worden, niet waar? Hoe krijg je je nieuwe talent snel rendabel, vraag je je af.
Intussen heeft Robin ook allemaal ideeën en verlangens over zijn nieuwe baan. Gelukkig hebben jullie wel iets gemeen. Je nieuwe medewerker wil in zijn eerste periode maar twee dingen: de cultuur leren kennen en snel het gevoel hebben dat hij ook daadwerkelijk wat bijdraagt. Yep, die twee zaken gaan hand in hand. Ik twijfel er niet aan dat jij dit ook zult herkennen in je nieuwe medewerkers: de wil om het werk onder de knie te krijgen en het aftasten hoe jullie met elkaar omgaan. Als consultant zie ik dat een klant niet altijd helder heeft hoe een nieuwe medewerker snel operationeel te krijgen is. Uiteraard is dit ook niet in elke functie hetzelfde. Maar na talloze onboardingtrajecten bij heel veel verschillende klanten zie ik ook veel overeenkomsten. Wij vertellen je in drie stappen hoe je een nieuwe medewerker snel operationeel kunt krijgen.
Stap 1: Regel de randzaken
De eerste stap is facilitair en hopelijk kun je deze al afvinken. Het is noodzakelijk dat alle ‘randzaken’ op orde zijn voordat Robin begint aan zijn nieuwe avontuur. Laptop, digitale omgeving, sleutel, toegangspas, etc. Als je dit pas na de start doet belemmer je je nieuwe medewerker zijn werk te doen. En dat is toch wel het laatste dat je wilt?
Stap 2: In stapjes groeien
De tweede stap in iets kunnen bijdragen is als nieuwe medewerker weten wannéér je iets bijdraagt. Robin wil simpelweg graag weten wanneer hij zijn werk goed doet. Dat moet je hem dan ook goed uitleggen. Dat klinkt eenvoudig, maar is het niet. Grofweg kan je dit onderverdelen in twee elementen:
- Het leren kennen van de werkprocessen (inclusief kwaliteitseisen en bijbehorende software of tools)
- Het opbouwen van een intern netwerk
Werkprocessen en tools
Ik ga nu weer even streng zijn: de ‘gooi in het diepe en kijken of je nieuwe medewerker uit zichzelf leert zwemmen’ is een veelgebruikte, maar pittige methode. Deze werkt heel goed als je veel mensen aanneemt en bereid bent om snel afscheid te nemen. Bijvoorbeeld in de sales waar je moet ervaren of het je ligt om met targets te werken en je heel goed iemand op zijn pijplijn kunt beoordelen. Echter, de meeste mensen zijn geen cowboys. Zij willen graag bij de hand genomen worden en al spelenderwijs kennis en ervaring opdoen. Zie het als veilig oefenen en afkijken bij een mentor.
Je maakt het je nieuwe medewerker gemakkelijk door de opname van kennis en het ontwikkelen van vaardigheden gefaseerd te doen. Op die manier wordt Robin niet overladen en kan hij zich een stap eigen maken voordat hij aan de volgende begint. Begin daarom met het maken van een analyse van de werkprocessen en de bijbehorende tools. Vervolgens ga je de werkprocessen opdelen in stukjes. Een werkproces kun je van begin tot eind doorlopen en dit per fase overdragen. Van de tools leg je eerst de basis uit, waarna je steeds een stukje dieper per fase gaat. Kortom, je brengt je nieuwe medewerker in kleine hoeveelheden de juiste kennis en vaardigheden bij. En het liefste in de juiste volgorde. Op deze manier geef je Robin een zachte landing, neem je hem bij de hand en zorg je voor succes omdat je zijn groei kunt vieren.
Een intern netwerk opbouwen
Het maken van connecties is onmisbaar voor elke nieuwe medewerker. Zeker als Robin nog aan het uitvogelen is wat er precies van hem wordt verwacht. Heb je in kaart gebracht welke stakeholders belangrijk zijn voor Robin? Wie heeft hij nodig om zijn werk goed te kunnen doen? En hoe moet hij met deze stakeholders samenwerken? Je kunt Robin in de eerste fase van zijn onboarding-traject kennis laten maken met de stakeholders. In de tweede fase kan Robin leren hoe het werk van alle stakeholders met elkaar verbonden is en welke rol hij heeft in de schakel. In een derde fase hoe collega’s en teams inhoudelijk samenwerken. Zo bouwt Robin op deze manier niet alleen gefaseerd een intern netwerk op, ook leert hij de omgangsnormen binnen de organisatie kennen, een belangrijk onderdeel van het leren kennen van de cultuur.
Het toewijzen van een onboarding-buddy kan veel toegevoegde waarde bieden tijdens het onboarding-proces. De buddy biedt context, veiligheid en begeleiding. Bovendien hoeft Robin zich nooit bezwaard te voelen om nog een keer iets te vragen. Ook het mogelijk maken van rechtstreekse communicatie met een manager al voor de eerste werkdag kan enorm helpen.
In het Appical onboarding platform kun je voor zowel buddy’s als managers de manager toolkit gebruiken. Hiermee kan je buddies of managers rechtstreeks berichten sturen en krijg je als buddy of manager inzicht in de voortgang van je nieuwe medewerker of collega.
Appical – Manager toolkit
Stap 3: Sturen
Nu je helder hebt wat je nieuwe medewerker per fase moet leren om zijn werk goed te doen kun je daadwerkelijk ergens op sturen. Dat betekent dat je kunt monitoren hoe de medewerker zich ontwikkelt en wekelijks kunt inchecken hoe het gaat. Zo kun je halverwege de proeftijd al eens evalueren hoe de medewerker ervoor staat. En nu heb je bij het einde-proeftijdgesprek inhoudelijk écht iets te bespreken en waarschijnlijk ook te vieren. Je hebt Robin immers op een gestructureerde manier opgeleid en kennis laten maken met jullie organisatie. Wedden dat Robin als een speer gaat? En ik weet zeker dat Robin door de snelle groei nóg gemotiveerder raakt om bij jullie van waarde te zijn. Nu kun je met Robin doelen gaan stellen voor de komende tijd. Op deze manier faciliteer je het succes van je nieuwe medewerker.
Bonuspunten: maak het leuk
Dacht je dat dit het was? In principe wel, maar als laatste opmerking zou ik willen zeggen dat het ook nog uitmaakt op wélke manier je kennis overdraagt. Je kunt het zo saai of zo leuk maken als je zelf wilt. De saaiste manier is om overal een uitgebreide werkbeschrijving van te maken (bestaande uit heel veel pagina’s met heel kleine lettertjes) en die aan je nieuwe medewerker te overhandigen. Ik zou willen pleiten voor een wat avontuurlijkere methode. Een nieuwe baan beginnen mag namelijk ook leuk zijn!
Interactieve manieren van kennisoverdracht in de Appical Onboarding App
Je kunt het al snel leuk maken door je kennisoverdracht interactief te maken. Ga per onderdeel na of het ook kan aan de hand van een interview, een opdracht, het bouwen van een demo, het organiseren van een lunch, of het bijwonen van een strategische sessie. Vind je het moeilijk om het interactief te maken? Je hoeft het niet in je eentje te bedenken. Overleg met Robin wat hij leuk vindt en waar hij behoefte aan heeft. Evalueer je onboarding-programma continu en maak het in stapjes beter.
Nog even op een rijtje:
- Begin met de facilitaire zaken te organiseren. Spreek intern af wat er geregeld moet zijn voor je nieuwe medewerker en wie wat wanneer doet.
- Maak overzichtelijk welke processen en tools Robin moet leren kennen. Knip deze processen op in kleinere stukjes en bedenk hoe je dit op een leuke manier gefaseerd aan Robin kunt aanbieden.
- Organiseer interactieve introducties met stakeholders
- Faciliteer Robin’s groei door de kleine stapjes te monitoren en regelmatig met Robin te evalueren.
Als je bovenstaande stappen volgt helpt het jou niet alleen aan een sneller productieve nieuwe medewerker, je beantwoordt hiermee ook aan de behoefte die Robin zelf heeft.
Vragen? Hulp nodig? Wil je meer weten of vind je er wat anders van? Stuur me een berichtje.
* Waar ‘hij’ of ‘hem’ staat kan uiteraard ook ‘zij’ of ‘haar’ worden gelezen. Dit is echter niet altijd zo uitgeschreven omwille van de leesbaarheid.
