The Pepsico onboarding experience

Meer dan alleen een warm welkom

In 2017 startte Pepsico met de implementatie van de pre- & onboarding app voor de gehele inkoopafdeling. Wel met het plan het online programma door te trekken naar marketing, supply chain en alle andere teams.

Voor Alison Hansen, directeur van PepsiCo University, de divisie die toezicht houdt op de e-learning- en jobtraining initiatieven van het bedrijf, moest onboarding meer zijn dan alleen een vriendelijk en informatief welkom bij het bedrijf. Naast het versoepelen van pre-boardingactiviteiten, waarbij nieuwe medewerkers hun namen, adressen, burgerservicenummers en contactgegevens voor noodgevallen invoeren, kan onboarding binnen specifieke divisies bijdragen aan het sneller up & running krijgen van haar personeel.

“In 2016 keken we naar onze strategie en kregen we van diverse afdelingshoofden te horen dat onze ‘onboarding’ wel wat beter kon”, herinnert Hansen zich. Tijdens een jaarlijkse bijeenkomst op PepsiCo University zei de inkoopdirecteur dat nieuwe medewerkers over de hele wereld geen consistente informatie ontvingen over hun nieuwe functie, verantwoordelijkheden, hoe doelen te bereiken en hoe het bedrijf werkt. PepsiCo wilde een standaard e-learning en onboardingprogramma creëren, zodat elke nieuwe collega dezelfde opleiding binnen hun afdeling kreeg.

Zodra PepsiCo-medewerkers in het recruitmentproces een aanbieding bij het bedrijf accepteren, e-mailt het HR-team hen een link naar het Appical-programma via een beveiligde PepsiCo-website of door een mobiele versie te downloaden van de App Store of Google Play. De mobiele app werkt op tablets en Apple iOS- en Android-smartphones en slaat iemands werk en gegevens op terwijl ze door de onboardingomgeving gaan. Gebruikers besteden gemiddeld 9,25 uur aan pre-boarding vóór hun eerste werkdag. Daarna volgt onboarding.

Het gebruik van de video’s, quizzen en alle andere interactieve content, wordt bijgehouden en de voortgang kan worden gemeten om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers niet achterblijven. Het programma maakt het ook mogelijk dat nieuwe werknemers eens achter hun bureau vandaan stappen, interactie zoeken met hun nieuwe manager en zelfs distributie fabrieken bezoeken en meegaan met bezorgers.

Het proces

Van het design tot de implementatie, het programma stond voor we het wisten. Een aantal Appical collega’s vlogen naar ons kantoor in Dallas, Texas. Na een maand werd een pilotwaardige versie van de pre- en onboardingsoftware al beschikbaar gesteld voor nieuwe collega’s en binnen vier weken door de cursus heen waren. Tijdens de pilot periode moesten Appical-engineers het systeem aanpassen aan de hand van PepsiCo-suggesties.

PepsiCo ziet nu dat onboarding niet alleen een manier is om efficiënt nieuwe werknemers in te laten stromen, maar ziet het ook als een manier om nieuw verworven talent te behouden.

“We hebben elk jaar minstens honderd nieuwe mensen en die willen we goed inwerken en houden. We denken dat onze onboarding voor een groot deel bijdraagt aan Talent Retention”, zegt Hansen. “De juiste informatie voor de juiste persoon op het juiste moment. Je zou de leercurve kunnen versnellen.”