2020 – Wat een jaar. De pandemie heeft de wereld van werk enorm veranderd: de meeste bedrijven hebben grote veranderingen moeten doorvoeren – vooral als het gaat om hoe en waar we werken. Voor de meeste mensen ziet de werkomgeving er heel anders uit dan een jaar geleden. Dit betekent ook dat de manier waarop organisaties nieuwe medewerkers werven en onboarden is veranderd.
Om zich voor te bereiden op een wereld na COVID en het ‘nieuwe normaal’ moeten organisaties nadenken over een andere manier van onboarding.
Welke lessen hebben we geleerd in 2020? Hoe kunnen organisaties in 2021 hun onboardingproces verder verbeteren? Hoewel de pandemie er nog wel even zal blijven en verdere veranderingen onvermijdelijk zijn, kijken we uit naar de volgende 5 onboardingtrends in 2021 en daarna.
1. Remote onboarding
Voor veel organisaties is remote werken, thuis of elders, de nieuwe norm geworden. Hoewel we deze trend al een paar jaar zien, heeft het coronavirus de algemene invoering versneld.
Bedrijven als Twitter, Mastercard en Salesforce hebben recentelijk aangekondigd dat thuiswerken een blijvertje is.
“Bijna 75% van de bedrijven is van plan om medewerkers na COVID permanent meer thuis te laten werken.” – Gartner (2020)
Andere organisaties, zoals Microsoft, zijn van plan ‘hybride werkplekken’ te creëren, die de medewerkers meer flexibiliteit bieden als de pandemie eenmaal voorbij is.
Deze veranderingen in de werkomgeving betekenen ook dat het onboarden van nieuwe medewerkers verandert.
“Bij onboardingactiviteiten, maar ook prestatiemanagement en beslissingen over of iemand wordt ontslagen, spelen persoonlijke gesprekken een belangrijke rol. HR moet hier nieuwe methoden voor ontwikkelen, om effectief om te gaan met de nieuwe situatie, waarin bijna alles digitaal gebeurt,” zegt Human Resources Today.
Stel je voor dat je net een nieuwe medewerker hebt aangenomen. In plaats van dat hij of zij op de eerste werkdag het nieuwe kantoor of werkruimte binnenstapt, logt hij vanuit huis in op de bedrijfsserver.
Thuiswerken heeft enorme gevolgen voor de sociale integratie van nieuwe medewerkers in de organisatie. Ze missen het netwerken met collega’s bij de koffieautomaat of de spontane leermomenten bij informele interacties met collega’s.
Daarom moeten organisaties op zoek naar alternatieven om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers nog steeds evenveel informatie ontvangen en het gevoel van verbondenheid met de organisatie krijgen zoals het geval is bij een onboardingtraject op locatie.
Meer bedrijven zullen daarom de traditionele onboardingprocessen inruilen voor remote, of virtueel, onboardingproces. En dat brengt ons bij de volgende trend.
2. Het onboardingproces digitaliseren en automatiseren
Een van de manieren om nieuwe medewerkers een remote onboardingervaring te bieden is door gebruik te maken van technologie.
Door het onboardingprogramma te digitaliseren, bijvoorbeeld met behulp van een onboardingtool in de cloud, kunnen organisaties nieuwe medewerkers eenvoudig toegang geven tot de juiste informatie en kennis, waar ze zich ook bevinden. Zo houden deze medewerkers binding met de organisatie en zijn ze sneller productief.
“85% van de organisaties maakt al gebruik van nieuwe technologie voor onboarding.” – Gartner (2020)
Het gebruik van een digitaal platform stelt organisaties ook in staat om een bestaand, fysiek onboardingtraject te transformeren tot een reeks digitale tools die ze eenvoudig kunnen hergebruiken en updaten.
Een professioneel opgenomen video kan in de onboarding diverse persoonlijke interacties van ‘vroeger’ vervangen, bijvoorbeeld de presentaties door afdelingsmanagers.
Digitaliseren biedt organisaties de kans om het onboardingprogramma te innoveren met leuke en verrassende content om de nieuwe medewerkers een interactieve, boeiende en positieve ervaring te laten doormaken.
Digitaliseren biedt organisaties de kans om het onboardingprogramma te innoveren met leuke en verrassende content om de nieuwe medewerkers een interactieve, boeiende en positieve ervaring te laten doormaken.
De integratie van bijvoorbeeld een onboardingplatform met andere HR-systemen, zoals een SSO of ATS, kan de werklast verlagen en resulteert in een soepelere onboardingervaring voor de nieuwe medewerker.
3. Reboarding van alle medewerkers
Natuurlijk zal niet elk bedrijf zijn medewerkers vragen om voor altijd thuis te werken. Sommige nieuwe medewerkers die een virtueel onboardingtraject hebben doorlopen, zullen – wanneer dat mag en kan – weer fysiek op kantoor komen werken.
En eenmaal op kantoor beginnen ze eigenlijk weer helemaal opnieuw als ‘newbie’. Tijdens de remote onboarding hebben nieuwe medewerkers al veel informatie gekregen over hun rol en over de organisatie, maar nu moeten ze ook sociaal integreren met hun team.
Nieuwe medewerkers moeten de regels voor thuiswerken nu weer ‘afleren’ en leren wat de regels op kantoor zijn, volgens HR Daily Advisor.
“Reboarding, de terugkeer van medewerkers op hun reguliere werkplek na een periode van thuiswerken, is een compleet nieuwe ervaring die nog niet bestond voor de pandemie.”
Dit reboardingproces geldt echter niet alleen voor nieuwe medewerkers. Organisaties moeten hun bestaande medewerkers die weer naar kantoor komen niet vergeten, want de verschuiving van thuiswerken naar werken op kantoor na de pandemie is voor iedereen enorm wennen.
Voor bestaande medewerkers ziet de werkplek er anders uit dan voorheen. De directe en blijvende veranderingen in verband met COVID kunnen veel onzekerheid en bezorgdheid veroorzaken bij alle medewerkers. Dit zijn zorgen waar aandacht aan moet worden besteed vanuit de bedrijfscultuur.
HR zal dus moeten gaan nadenken over een return-to-work of reboardingplan voor alle medewerkers, inclusief de nieuwe medewerkers, om ze te ondersteunen bij het (opnieuw) wennen aan het nieuwe ‘business as usual’.
4. Datagestuurde beslissingen
Door de coronacrisis zijn bedrijven wel extra aandacht gaan besteden aan hun medewerkers, schrijft medewerkerservaringsdeskundige Heleen Mes op PW. Wat hebben ze in deze tijden nodig om optimaal te kunnen presteren?
Door het onboardingproces te digitaliseren wordt het voor organisaties gemakkelijker om nieuwe medewerkers te volgen en gegevens te verzamelen om op basis daarvan betere beslissingen te nemen.
Een voorbeeld is het opnemen van een vragenlijst in het digitale onboardingplatform, met vragen als:
- Hoe voelen nieuwe medewerkers zich tijdens het onboardingproces?
- Voelen ze zich goed gesteund door de organisatie?
- Als de medewerker achterloopt in het traject, welke essentiële informatie ontbrak er dan in het remote onboardingprogramma?
- Welke hulpmiddelen of leerstrategieën kan een organisatie toepassen om medewerkers sneller productief te maken?
Na het analyseren van de reacties kunnen organisaties het onboardingproces direct aanpassen en verbeteren, zodat het beter aansluit op de behoeften van medewerkers. Dit resulteert op zijn beurt in betere prestaties en medewerkers die zich sneller ‘thuis’ voelen bij een bedrijf – iets wat extra belangrijk is in de huidige anderhalvemetersamenleving.
5. Persoonlijke & inclusieve onboardingtrajecten
HR Trend Institute stelt dat de HR-sector zich jarenlang sterk heeft gericht op standaardisatie en een ‘one-size-fits-all’-strategie, maar dat we nu moeten toewerken naar een meer persoonlijke aanpak, waarbij de individuele behoeften, wensen en vaardigheden van elke medewerker centraal staan.
Als dat naar onboarding wordt vertaald, wordt duidelijk dat elk team zijn eigen processen, tools en belangrijke contactpersonen kent. Elke nieuwe medewerker heeft dus in de verschillende fasen van de onboarding andere informatie nodig.
HR moet dus maatwerk kunnen leveren. Met behulp van een digitale onboardingtool, zoals Appical, is het voor organisaties eenvoudiger om meerdere onboardingtrajecten op te zetten en aan te passen aan de locatie, afdeling of rol waarin de nieuwe medewerker zal gaan werken.
Verhuist de nieuwe medewerker bijvoorbeeld naar een ander land voor zijn of haar nieuwe functie? Geef in het onboardingprogramma dan ook informatie over de nieuwe locatie en de cultuur, over hoe het verkrijgen van werkvergunningen en het zoeken van een woning werkt, en hoe ze zich kunnen inschrijven bij de gemeente.
Creëer een zinvolle onboardingervaring door rekening te houden met de individuele behoeften van nieuwe medewerkers en geef ze het gevoel dat ze er vanaf de eerste werkdag helemaal bij horen.
Het aanbieden van toegespitste informatie resulteert in een persoonlijker en inclusiever onboardingproces, waardoor het succes van de medewerker en dat van de organisatie wordt vergroot.
